مع إقتراب نهاية العام المالي تحتاج المؤسسات التي تعتمد في نشاطها على المخزون السلعي للتعرف على ما لديها من مخزون أو مواد خام تستعملها في عمليات البيع والشراء والإنتاج لكي تتمكن من إدارته بشكل مناسب يتوافق مع حجم الطلب على منتجاتها في السوق , فلا يحدث فائض يصعب تصريفه أو عجز مفاجئ لا يمكن تغطيته. كما أن الجرد مهم في حساب التكاليف والإيرادات بشكل صحيح.
ما هو الجرد ؟
يعرف الجرد على أنه طريقة ونظام لمراقبة ما يوجد من أصناف ومواد خام ومنتجات في مخازن معينة، حيث يتم من خلاله التحقق بشكل فعلي من الكميات الموجودة بالمخازن والمستودعات ومقارنتها بما تم تقييده في المستندات الرسمية، إلى جانب التأكد من حالة المواد المخزنة .
هناك أكثر من طريقة ونظام لجرد المخازن، يختلف كل نوع عن الآخر في الطريقة المستخدمة في عملية الجرد والوسائل التي يتم الإستعانة بها والفترة الزمنية التي يتم إجراء الجرد بعد مرورها .
أنواع الجرد :
- الجرد الدوري
- الجرد المستمر
- الجرد السنوي
-الجرد المفاجئ
أولا الجرد الدوري
يعرف الجرد الدوري على أنه طريقة يمكن للشركة من خلالها تحديث سجلات المخزون على فترات منتظمة قد تكون أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية أو سنوية , ومع نهاية كل فترة تقوم الشركة بحساب المخزون الفعلي وتسجيل جميع مشتريات البضائع في حساب المشتريات وإظهار حساب تكلفة المبيعات وحساب مخزون آخر المدة .
ثانيا الجرد المستمر
يعرف الجرد المستمر على أنه طريقة يتم من خلالها تعقب أرصدة المخزون وقيمته بشكل مستمر عند إتمام أي عملية شراء أو بيع حيث يتم إجراء التحديثات بشكل تلقائي فور شراء منتج أو بيعه أو إرجاعه , ويتم تسجيل كل عنصر في المخزن في سجل يحتوي على معلومات حول شراء هذا العنصر كما يتم تسجيل تكلفة البضائع المباعة بشكل مستمر وذلك يساعد على تتبع الأرباح وظهورها بشكلها الفعلي في قائمة الدخل . يتطلب الجرد المستمر وجود نظام محاسبي لصعوبة تطبيقه يدوياً.
يعتبر الجرد الدوري والمستمر النوعي الأكثر شهرة وهناك إختلافات محاسبية في طريقة الحساب والقيود المستخدمة .
ثالثا الجرد السنوي
عادة ما يتم إجراء الجرد السنوي قبل أن تنتهي الشركة من تقاريرها المالية السنوية، لكن إجراء الجرد مرة واحدة خلال السنة لا يعطي أحيانًا نتائج دقيقة بشكل كاف .
وما يفرق بين الجرد السنوي والجرد الدوري، هو أن الجرد الدوري يعتبر طريقة ممنهجة لحساب أجزاء من المخزون، وقد تنفذه الشركة يوميًا، لكن يُستحسن أن يتم تنفيذه كل 3 أشهر على الأقل.
أما الجرد السنوي فهو شامل ويتم إجراءه كل سنة على كل الأصول الموجودة لدى الشركة.
رابعا الجرد المفاجئ
وهو أحد أنواع جرد المخزون التي تتم بشكل مفاجئ وغير معلن، وقد يتم بعد إختيار عينة عشوائية من المخزون في المستودع ومن بين الأصناف المهمة بشكل كبير، ثم يتم جردها.
ويتميز هذا النوع من الجرد بعدد من المميزات ومنها :
ـ إكتشاف حدوث أي سرقات أو إختلاس في المخازن .
ـ الكشف عن أي تلاعب أو فساد داخل الشركة .
ـ التعرف على كميات المخزون الموجودة داخل المستودع بشكل دقيق .
ـ التأكد من دقة عمليات التسجيل للوارد إلى المخزن والصادر منه في السجلات المخصصة لذلك وفي الأوقات الصحيحة .
ـ التأكد من تواريخ صلاحية الأصناف الموجودة في المخزن وحصر التالف منها إذا لم يكن لدى الشركة نظام للوصول إلى هذه المعلومة بسهولة.
اطلع على : المراجعة الداخلية أنواع المراجعة الداخلية