أسبابها وطريقة حلها ومعالجتها في المملكة العربية السعودية

مقدمة

قد يتفاجأ صاحب المنشأة برفض فاتورة زامنها نظامه إلى منصة فاتورة خصوصاً إذا كانت البيانات الظاهرة على الشاشة تبدو صحيحة.
لكن الفاتورة الإلكترونية لا يتم مراجعتها من ناحية المبلغ والضريبة فقط إذ تفحص من حيث نوعها وحقولها وبنية ملفها وطريقة الإرسال والتوقيع.
لذلك فإن أول خطوة صحيحة ليست إعادة الإرسال عشوائياً بل قراءة سبب الرفض كما ورد في استجابة النظام ثم معالجة السبب من مصدره.

هل الفاتورة مرفوضة أم مقبولة مع تحذير؟

توضح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أن نتيجة التحقق قد تكون مستنداً غير صالح بسبب خطأ جوهري أو مستند مقبول مع تحذير أو مستنداً صحيحاً بلا ملاحظات.
الرفض يعني وجود خطأ يمنع اعتبار المستند صالحاً أما التحذير فيعني أن المستند قبل مع بقاء ملاحظة تستحق التصحيح.
لهذا لا ينبغي التعامل مع كل رسالة تظهر في النظام على أنها رفض يجب فحص حالة المستند ورسالة الاستجابة نفسها.

ومن المهم كذلك التمييز بين مساري الفواتير في مرحلة الربط والتكامل الفاتورة الضريبية القياسية التي تصدر غالباً في التعامل بين المنشآت B2B تمر بمسار الاعتماد قبل مشاركتها مع العميل.
أما الفاتورة الضريبية المبسطة الشائعة في البيع للمستهلك B2C فتمر بمسار الإبلاغ ويجب إرسالها إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إتمام المعاملة.
استخدام المسار غير المناسب أو إعداد نوع الفاتورة بطريقة خاطئة قد يؤدي إلى فشل الإرسال .

أكثر أسباب الرفض شيوعاً

أول الأسباب هو نقص البيانات أو عدم اتساقها قد يكون رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للبائع أو المشتري مكتوباً بصورة خاطئة أو يكون اسم المنشأة أو عنوانها ناقص بعض المعلومات أو يغيب تاريخ الإصدار أو رقم الفاتورة أو وصف أحد البنود. وتزداد أهمية مراجعة بيانات المشتري في الفواتير القياسية فالنظام يحتاج إلى البيانات التي تتطلبها حالة المعاملة، وليس مجرد اسم مختصر أو رقم غير مكتمل.

السبب الثاني هو أخطاء الحساب والضريبة يحدث ذلك عندما لا تتطابق قيمة الضريبة مع أساسها أو عندما يكون مجموع البنود والخصومات والرسوم لا يساوي الإجمالي المرسل.
وقد ينشأ فرق بسيط بسبب التقريب أو تطبيق نسبة أو فئة ضريبية غير مناسبة للبند لا يصح افتراض أن كل توريد يخضع للمعاملة نفسها ينبغي أن تتفق رموز الفئات والنسب والقيم مع طبيعة التوريد وقواعد الهيئة.

أما السبب الثالث فيتعلق بالملف التقني في مرحلة التكامل ترسل الفاتورة بصيغة XML وفق المواصفات لا على هيئة PDF بديل عن بياناتها المنظمة.
لذلك قد يرفضها النظام إذا كان تركيب XML غير صحيح أو كان أحد الحقول في موضع غير متوقع أو لم تتطابق البيانات مع قواعد التنفيذ.
وقد يحدث الرفض أيضاً بسبب خلل في التوقيع أو الشهادة الرقمية أو انتهاء صلاحيتها أو عدم توافق بيانات الشهادة مع الرقم الضريبي أو وحدة إصدار الفواتير .

وهناك أخطاء في تسلسل المستندات والربط بين الفواتير يتضمن ذلك عداد الفاتورة وبصمة المستند السابق PIH وتؤكد الإرشادات التقنية ضرورة المحافظة على تسلسل واحد لكل وحدة إصدار وأن تشير بصمة المستند السابق إلى بصمة آخر مستند أُنشئ قبل الإرسال.
حتى عند رفض مستند لا يجوز افتراض أن أثره على التسلسل اختفى توضح الهيئة أن بصمة المستند المرفوض يجب أن تحفظ ضمن السلسلة لذلك فإن تعديل التسلسل يدوياً أو إعادة ضبطه دون فهم استجابة النظام قد يفاقم المشكلة .

طريقة معالجة الفاتورة المرفوضة خطوة بخطوة

ابدأ بفتح تفاصيل الفاتورة في نظام المحاسبة أو الفوترة ثم انسخ رسالة الاستجابة كاملة بما فيها رمز الحالة ورسالة الخطأ وموضع الحقل إن ظهر.
احتفظ برقم الفاتورة ووقت الإرسال ومعرف الطلب هذه التفاصيل تساعدك أو تساعد مزود النظام على تحديد ما إذا كان السبب متعلقاً بالبيانات أو الحسابات أو بنية XML أو الاتصال.

بعد ذلك صنف الخطأ قبل إجراء أي تعديل إذا كانت المشكلة في بيانات العميل فراجع المستندات المعتمدة لديه وحدث ملف العميل في النظام ثم اعد الإرسال من جديد وفق آلية النظام مثل (نظام مداد المحاسبي).
وإذا كانت في الضريبة فأعد فحص كل بند والخصم والرسوم والمجاميع، لا الإجمالي النهائي وحده. وإذا كان الخطأ تقنياً، فأرسل رسالة الخطأ وملف XML إلى مزود الحل ولا تغير التوقيع أو الشهادة أو قيم التسلسل يدوياً ما لم تكن مخولاً وتعرف أثر التغيير.

قبل إعادة الإرسال، استخدم أداة التحقق أو بيئة الاختبار المتاحة من الهيئة أو من مزود الحل للتأكد من أن الإصلاح عالج السبب نفسه. ثم أرسل الفاتورة عبر المسار الصحيح: اعتماد للفاتورة القياسية، وإبلاغ للفاتورة المبسطة.
راجع النتيجة النهائية في النظام واحفظ ما يثبت القبول أو التحذير أو الرفض. وإذا كان الخلل ناتجاً عن انقطاع الخدمة أو مشكلة في الربط، فوثق وقت العطل وتواصل مع مزود النظام والهيئة عند الحاجة، واتبع الإجراء النظامي للحالات الاستثنائية بدلاً من إنشاء فاتورة بديلة بلا توجيه.

كيف تقلل تكرار الرفض؟

اجعل التحقق جزءاً من العمل اليومي حدث بيانات المنشأة والعملاء (الرقم الضريبي والعنوان الوطني ونوع العميل)، واستخدم قوائم منسدلة للرموز والفئات الضريبية، وامنع حفظ الفاتورة عند غياب الحقول المطلوبة.
راجع إعدادات التقريب والخصومات وراقب صلاحية الشهادة الرقمية، وتأكد من سلامة الاتصال بين نظام الفوترة ومنصة فاتورة. ومن المفيد أيضاً أن يسجل النظام رسائل الرفض في سجل واضح يستطيع المحاسب ومزود الخدمة الرجوع إليه.

إذا تكرر الرفض للسبب نفسه، فتعامل معه باعتباره خللاً في الإعداد أو في النظام، لا خطأً منفرداً في فاتورة واحدة. اطلب من مزود الحل مراجعة قواعد التحقق وسجل التكامل، واختبر الإصلاح على بيانات مناسبة قبل تعميمه. بهذه الطريقة تقل إعادة العمل، وتُحفظ سلسلة الفواتير، وتصبح معالجة المشكلة أسرع وأدق.

رفض الفاتورة رسالة تشخيصية، وليس سبباً للبدء من الصفر أو تعديل البيانات بالتخمين. حدد أولاً حالة المستند ومسار إرساله، ثم افهم رسالة الخطأ، وصحح مصدر المشكلة، وأعد الإرسال بالطريقة المعتمدة مع الحفاظ على التسلسل والسجلات. وعند الشك في معالجة ضريبية أو التزام نظامي، ارجع إلى أدلة الهيئة أو إلى مختص مؤهل؛ فالمقال للتوعية ولا يحل محل التوجيه الرسمي.

المراجع

[1] هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، الدليل الإرشادي التفصيلي للفوترة الإلكترونية، والدليل الفني التفصيلي للفوترة الإلكترونية

[2] هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، دليل بوابة المطورين لمنصة فاتورة