في الضريبة على القيمة المضافة تشمل المقومات المستندية للنظام المحاسبي مجموعة مترابطة ومتناسقة ومتكاملة من المستندات، والدفاتر والسجلات وهي:
1 /المستندات:
-قد يتم تداول المستندات داخل المنشأة فقط، وتسمى المستندات الداخلية، مثل طلبات المواد، تقارير الإستلام أوامر التشغيل، تقارير الإنتاج.
-قد يتم التداول خارج المنشأة مثل فواتير البيع والشراء وفواتير الشحن وتسمى المستندات الخارجية، ومن المعروف أن المستندات الخارجية تكون أقوى حجة في الاثبات من المستندات الداخلية حيث إنها معتمدة من شخص خارجي. ويجب أن تشتمل المستندات على البيانات الكافية عن العملية التي تؤديها.
ويجب أن تتوافر في المستندات الخصائص الاتية:
أ-يجب ان يخدم المستند غرضا نافعا في نطاق الإجراءات المرسومة لتحقيق أغراض المنشأة.
ب- يجب ان يكون تصميم المستند بسيطا وواضحا حتى يسهل فهمه واستخدامه.
ج- يجب أن يراعى عند تصميمه جميع استخداماته المحتملة حتى يقل عدد المستندات المستعملة الى أقل عدد ممكن مما يوفر التكاليف ويوضح النظام المحاسبي ويسهله.
د- يجب أن يحتوي المستند ضمنا على خطوات الرقابة التي يجب أن تمارس عليه وعلى العملية التي يؤديها وذلك بتخصيص أماكن لتوقيع المسؤلين عن تحريره ومراجعته واعتماده.
- إن الفاتورة الضريبية ذات أهمية كبرى فهي تفيد في معرفة قيمة الضريبة التي يحق للمشتري اذا كان مسجلا ان يخصمها من الضريبة المستحقة عليه عند قيامه بإعادة بيع السلعة أو الخدمة , كما أنها تعتبر وسيلة رقابية ذاتية وفعالة وتفيد الإدارة الضريبية في معرفة حجم التعامل الحقيقي للمسجل, كما تفيد المسجل نفسه لأنه عن طريق هذه الفواتير يستطيع أن ينظم دفاتره وسجلاته, وكلما انتظمت الفواتير وكانت حقيقية وامينة كلما كانت وسيلة إثبات لصحة البيانات.
تعريف الفاتورة الضريبية:
الفاتورة التي تعد وفقا للنموذج المقرر بواسطة الأنظمة الضريبية, لذا :
أ- يجب على المكلف تحرير فاتورة ضريبية عند بيع سلعة أو أداء خدمة خاضعة للضريبة لمكلف اخر موضحا فيها قيمة السلعة أو الخدمة مع بيان الضريبة المستحقة.
ب-يجوز للمكلف في حالات البيع لغير مكلف أن يحرر الفاتورة موضحا بها إجمالي قيمة السلعة أو الخدمة المباعة شاملة الضريبة, وتكون من أصل وصورتين يسلم الأصل للمشتري وتحفظ صورة لدى المكلف.
ج-يجب أن تكون الفواتير مرقمة بأرقام مسلسلة طبقا لتواريخ تحريرها وأن تتضمن الفاتورة الضريبية للبيانات الاتية:
(أولا) وضع عبارة "فاتورة ضريبية" كعنوان للفاتورة.
(ثانيا ) التاريخ والرقم التسلسلي للفاتورة.
(ثالثا) اسم المكلف وعنوانه, ورقم البطاقة الضريبية أو رقم التسجيل.
(رابعا) اسم المشتري وعنوانه ورقم البطاقة الضريبية أو تسجيله.
(خامسا) بيانات السلعة أو الخدمة المباعة، وقيمتها، وفئة وقيمة الضريبة المقررة مع بيان إجمالي قيمة الفاتورة.
-في النظام المحاسبي اليدوي تتخذ المستندات شكل فواتير سواء بيع أو شراء أو إيصالات سداد وتحصيل ,وهذه المستندات تستخدم مباشرة للتسجيل في الدفاتر والسجلات، إلا أن استخدام النظم الالية في الأعمال المحاسبية يتطلب ضرورة تعديل في شكل وطبيعة هذه المستندات أو استخدام مجموعة مستندية جديدة تشتمل على البيانات الموجودة في المستندات الأصلية مترجمة بلغة يفهمها الحاسب الإلكتروني، وتتخذ المستندات في النظام الإلكتروني شكل الملفات التي يتم حفظها من خلال إحدى الوسائل الاتية:
1- الأقراص المدمجة.
2- الأشرطة الممغنطة.
3- الأقراص الممغنطة.
4- الإسطوانات الممغنطة.
-يلاحظ أن استخدام الحاسب الإلكتروني يؤثر على شكل وطبيعة المجموعة المستندية كأحد أهم مقومات النظام المحاسبي.
2- الدفاتر و السجلات:
يجب على المكلف أن يمسك سجلات ودفاتر محاسبية دقيقة ومنتظمة تسجل فيها أولا بأول كافة العمليات التي يقوم بها مدعمة بالمستندات والفواتير لمدة خمس سنوات تالية لانتهاء السنة المالية التي اجرى فيها القيد بالسجلات.
الدفاتر والسجلات التي يجب على المكلف مسكها:
1- يلتزم المسجل بمسك سجلات, ودفاتر محاسبية منتظمة يسجل فيها أولا بأول العمليات التي يقوم بها وهي:
أ- سجل المشتريات، ويتضمن بيانات فواتير الشراء وشهادات الإجراءات الجمركية في حالة الإستيراد.
ب- سجل المبيعات، ويتضمن بيانات الفواتير الضريبية المحررة لمبيعاته.
ج-سجل المردودات، ويتضمن بيانات فواتير المبيعات والمشتريات المرتدة من واقع بيانات,إشعارات التسويات المحاسبية بالخصم أو الإضافة.
د- سجل الصادرات، ويتضمن بيانات رسائل الصادر بما في ذلك رقم شهادة الصادر الجمركية، وتاريخ التصدير، وميناء التصدير والجهة المصدرة لها.
التزامات مؤدي الخدمة الخاضعة للضريبة على القيمة المضافة:
1- يلتزم مؤدي الخدمة الخاضعة للضريبة، بمسك سجلات لمبيعاته من الخدمات , يتضمن بيان الفواتير المحررة عن مبيعاته.
2- يجب على كل مكلف مسك دفتر خاص (ملخص الضريبة على القيمة المضافة) يوضح فيه إجمالي العمليات المتعلقة بالضريبة، ورقم كل دفتر استخرجت منه الإجماليات ويشتمل هذا الدفتر على البيانات الاتية:
أ- بيان إجمالي قيمة المبيعات, وإجمالي قيمة المشتريات بدون الضريبة.
ب- إجمالي الضريبة على المبيعات التي أضافها على مبيعاته، وكذلك على مبيعات الإستعمال الشخصي أو الخاص، والتصرفات عن كل فترة ضريبية على حده.
ج- إجمالي الضريبة على المشتريات (المدخلات)التي تخضع للخصم.
د- قيمة التسويات المحاسبية بالخصم أو الإضافة.
ه- الضريبة المطلوب سدادها من المكلف عن كل فترة ضريبية بعد الخصم.
3- يجب على كل مكلف يقوم بإنتاج سلعة خاضعة للضريبة, وفقا لأحكام النظام , أن يمسك الدفاتر والسجلات الاتية:
أ- دفتر لإثبات المواد الأولية الداخلة في إنتاج السلعة الخاضعة للضريبة.
ب- سجل للمخازن يتضمن حركة السلع داخل كل مخزن.
ج- دفتر المبيعات ويتضمن الفواتير الضريبية المحررة لمبيعاته.
د- دفتر لقيد بيانات السلع المنتجة وكذلك العمليات التي يقوم بها.
4- يجب أن تكون صفحات كل دفتر من الدفاتر والسجلات المشار إليها في البند(3) خالية من أي فراغ أو كتابة في الحواشي. ويجب على المكلف أن يحتفظ بالسجلات والدفاتر وأصول فواتير المشتريات وصور فواتير المبيعات لمدة خمس سنوات تالية لإنتهاء السنة المالية التي أجرى فيها القيد بالسجلات والدفاتر.