كيف أختار برنامج محاسبي مناسب لشركة تجارية ؟
نظرا للتطور التكنولوجي الكبير في الفترة الحالية واتجاه معظم الدول للمعاملات التجارية والصناعية والخدمية الإلكترونية , تتجه معظم المنشآت إلى إختيار برنامج محاسبي مناسب لإدارة معاملاتها اليومية ولاستخراج كافة التقارير بشكل دوري وبصورة سليمة لمساعدة أصحاب القرار على إتخاذ القرار الصحيح لتحقيق أكبر عائد بأقل مجهود.
إليك 10 معايير لاختيار أفضل برنامج محاسبي لمؤسستك:
أولا- الدقة:
كان الأمر في البداية صعبا بالإعتماد على الدفاتر الورقية والاكسيل نظرا لاحتمال الخطأ البشري وعدم وجود آليات لمنع وقوع الخطأ في هذه الأدوات أو لاحتمال فقدان بعض البيانات. توفر الأنظمة المحاسبية الدقة في البيانات والمخرجات , لأن نظم البرمجة تعتمد على معادلات وخوارزميات في معالجة البيانات وضمان سلامتها ودقتها. تختلف الأنظمة المحاسبية في دقتها وذكائها في تنبيه المستخدم عند وقوع خطأ ولذلك من الجيد استشارة عملاء سابقين للنظام أو قراءة تقييماتهم المنشورة إن وجدت قبل اتخاذ قرار الشراء.
ثانيا - نظام إدارة صلاحيات المستخدمين:
إذا كان نشاط مؤسستك كبيرا ويعتمد على توزيع الأدوار بين أكثر من شخص فتحتاج لنظام محاسبي لديه القدرة على إنشاء أكثر من مستخدم مع تحديد الصلاحيات اللازمة لكل مستخدم. يتيح ذلك لصاحب المؤسسة مثلا تقييد صلاحية الحذف والإضافة لمستخدم أو منع مستخدم اخر من استعراض بعض التقارير والشاشات وبذلك يتمكن من مراقبة العمل بشكل دقيق ويحافظ على خصوصية حسابات المؤسسة. كلما زاد عدد الصلاحيات التي يمكن تحديدها, كلما كان ذلك أفضل في مقياس اختيار البرنامج المحاسبي المناسب.
ثالثا - السرعة وتوفير الوقت :
تغنيك البرامج المحاسبية عن إدخال البيانات المكررة يدويا مما يتيح لك إستخراج التقارير والقوائم المالية بشكل دوري في لحظات مهما كان حجمها وتعقيدها. كما تمكنك من عمل دورة محاسبية كاملة في ثواني بداية من إدخال المعاملات وانتهاء بالقوائم المالية والميزانيات. كل ما عليك فعله هو إدخال البيانات الأولية بشكل صحيح وسيقوم البرنامج بمعالجتها وإظهارها في التقرير الصحيح وفي القوائم الصحيحة. يمكنك من خلال ذلك عمل تقارير تفصيلية ومجمعة وشاملة في لحظات ولأي فترة زمنية,
لذلك ضع في حسبانك سهولة إستخدام البرنامج في إدخال البيانات عند اختيار برنامج محاسبي لمؤسستك لاختصار الوقت والجهد.
رابعا - برامج الأونلاين والأوفلاين:
تنقسم البرامج المحاسبية الي قسمين:
1-الأونلاين : وهي البرامج المحاسبية السحابية التي تتميز بسهولة الدخول عليها من أي مكان في العالم يدعم الإنترنت حيث يمكن
الإطلاع على سير العمل وإستخراج وطباعة التقارير اللازمة في أي وقت ومن أي مكان , كما لا يتطلب ذلك توفير أجهزة سيرفرات خاصة بمؤسستك لأن الشركة المنشأه للبرنامج تتعهد بحفظ البيانات على سيرفرات خاصة بها وتتولى مسؤولية المحافظة عليها من الفيروسات والإختراقات الأمنية.
2- الأوفلاين أو البرامج المكتبية: تتميز البرامج المكتبية بميزة حفظ البيانات على سيرفر خاص بالعميل موجود داخل مؤسسته وكذلك سهولة العمل على البرنامج حتى في حالة انقطاع او بطء إتصال الإنترنت. تتميز هذه النوعية من البرامج عادة بسرعتها وسهولة استخدمها ويعاب عليها ضرورة توفير ألأجهزة ومسؤولية المؤسسة نفسها عن الأجهزة وحفظ البيانات والمحافظة عليها من الفيروسات و الإختراق وهو ما يتطلب تعيين موظف أو أكثر للقيام بهذه المهمة.
لكل نوع من البرامج المحاسبية ميزة وعيب ويعتمد اختيار البرنامج الأنسب على طبيعة عمل كل شركة وإمكانياتها.
خامسا - النسخ الاحتياطي:
توفر معظم الأنظمة المحاسبية السحابية نسخ إحتياطي للبيانات بشكل دوري منتظم لاستعادتها عند الحاجة. بالنسبة للبرامج المكتبية أو الأوفلاين فيقع ذلك غالباً على عاتق العميل لوجود السرفر وقواعد البيانات لديه. كما توفر بعض الأنظمة أرشفة للفواتير والسندات الورقية مما يتيح سهولة الرجوع اليها ومراجعتها في أي وقت.
سادسا - تصميم الفواتير والتقارير:
تتميز بعض الأنظمة بتوفيرها مصمم تقارير مدمج لتصميم الفواتير والتقارير وإضافة شعار المؤسسة لإخراج فاتورة أو تقرير إحترافي. تأكد من توفر هذه الميزة عند اختيارك للبرنامج المحاسبي الخاص بمنشأتك.
سابعاً - العملاء والموردون و المبيعات :
النشاط التجاري في الأساس هو بيع وشراء فيجب أن نضع في إعتبارنا عند إختيار النظام المناسب سهولة التعامل مع حسابات العملاء والموردين ومرونة نظام المبيعات لسهولة إدارة العمل ومتابعة المديونيات والسداد. لذلك عند اختيار نظام محاسبي , احرص على توفير البرنامج المحاسبي لجميع متطلبات فاتورة المبيعات وتقارير العملاء والموردين.
ثامنا - الدعم الفني وخدمة ما بعد البيع:
يعتبر هذا المعيار من أهم المعايير لأنه مهما تطور النظام يحتاج للدعم الفني لمتابعة التحديثات وحل أي مشكلة. وتتنوع خدمة الدعم من تدريب وبرمجة وتصميم ومحاسبة فيجب أن تتأكد من سهولة الحصول على الدعم ورأي العملاء الحاليين في كفاءة وسرعة استجابة الدعم الفني للبرنامج المحاسبي الذي تم اختياره.
تاسعا - دعم النظام لأنظمة الضرائب في بلدك:
تتنوع الضرائب في كثير من الدول وتختلف متطلباتها من دولة إلى آخرى. قد يكون من أشهر أنواع الضرائب ضريبة القيمة المضافة. فلابد من التأكد من دعم البرنامج لنظام الضرائب في بلدك واحتساب الضريبة بشكل صحيح وسهولة عمل تقارير مفصلة وشاملة لتقديمها للهيئات المعنية وتجنب الغرامات. كما يجب التأكد من دعم النظام لأي متطلبات أخرى مثل الفوترة الإلكترونية ومراحلها المختلفة المطبقة في بعض الدول.
عاشرا - تكامل النظام وتغطيته للنشاط المطلوب:
يجب أن تضع في اعتبارك أن أنظمة ال ERP تتميز بتكاملها وسهولة تكييفها للعمل في أكثر من نشاط . كما أنها تتكامل بشكل يسهل تبادل البيانات بين أجزاءها المختلفة مثل الحسابات و المخزون والمشتريات والمبيعات و شئون الموظفين والأصول الثابتة والإنتاج. يساعد ذلك على متابعة ومراقبة نشاط مؤسستك دون تحمل نفقات كثيره لشراء أنظمة متعددة ويوفر الكثير من الجهد والوقت المطلوب لإدخال البيانات في كل نظام بشكل مستقل.
نتمنى أن يساعدك هذا المقال على اختيار النظام المحاسبي المناسب لمنشأتك. يمكنك الإطلاع علي نظام مداد ومميزاته والذي يعتبر أفضل برنامج محاسبي عربي وطلب عرض للنظام بالتواصل معنا عبر وسائل التواصل الموجودة في الموقع.