نظام الفاتورة الإلكترونية: دليل شامل للشركات للتحول الرقمي

يجب على المنشآت المشمولة بلائحة الفوترة الإلكترونية استخدام حل إلكتروني متوافق مع متطلبات الفوترة الإلكترونية، وإصدار وحفظ الفواتير والإشعارات إلكترونيًا مع تضمين العناصر المطلوبة بحسب نوع الفاتورة. وتشمل المتطلبات التقنية القدرة على إنشاء الفواتير بالصيغة المطلوبة، وإنشاء رمز QR وفق المتطلبات المطبقة، والالتزام بالضوابط التقنية والأمنية. وفي المرحلة الثانية، يجب ربط الحل الإلكتروني مع منصة فاتورة وفق الموعد المحدد للمنشأة.

المرحلة الأولى هي مرحلة الإصدار والحفظ، وبدأ تطبيقها في 4 ديسمبر 2021، وتركز على إصدار وحفظ الفواتير والإشعارات إلكترونيًا من خلال حل متوافق مع المتطلبات. أما المرحلة الثانية فهي مرحلة الربط والتكامل، وبدأ تطبيقها في 1 يناير 2023 بشكل تدريجي على مجموعات من المكلفين، وتتطلب ربط حل الفوترة الإلكترونية مع منصة فاتورة وإصدار الفواتير بالصيغة المطلوبة وفق المتطلبات المطبقة.

يقصد بالربط والتكامل في المرحلة الثانية ربط حل الفوترة الإلكترونية المستخدم لدى المنشأة مع منصة "فاتورة" التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بحيث يتم إصدار الفواتير الإلكترونية وفق المتطلبات الفنية والصيغ المحددة وإرسالها إلى المنصة بحسب نوع الفاتورة وآلية التكامل المطبقة.

يساعد البرنامج المحاسبي المتوافق مع متطلبات الفوترة الإلكترونية على إنشاء الفواتير وحفظها إلكترونيًا وإدارة بياناتها، كما يمكن أن يدعم المتطلبات التقنية مثل إنشاء رمز QR والحقول المطلوبة بحسب نوع الفاتورة. وفي المرحلة الثانية يجب أن يكون الحل قادرًا على التكامل مع منصة فاتورة وفق المتطلبات الفنية المطبقة.

تشمل المرحلة الأولى جميع الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية من المكلفين بضريبة القيمة المضافة في المملكة، باستثناء المكلفين غير المقيمين في المملكة، إضافة إلى الأطراف التي تصدر الفواتير الضريبية نيابةً عن الموردين الخاضعين للضريبة. أما المرحلة الثانية فتُطبق تدريجيًا على مجموعات من المكلفين وفق المعايير والمواعيد التي تحددها الهيئة.

تختلف الحقول الإلزامية بحسب نوع الفاتورة، وتشمل بشكل عام بيانات المورد، وبيانات المشتري عند انطباق المتطلب، ورقم الفاتورة، وتاريخ الإصدار، ووصف السلع أو الخدمات، والقيم والضريبة المستحقة، بالإضافة إلى العناصر الأخرى المحددة في متطلبات الفوترة الإلكترونية. وتوجد متطلبات إضافية لبعض أنواع الفواتير، مثل رمز QR في الفاتورة الضريبية المبسطة.

نعم، يمكن استخدام أنظمة ERP لإدارة الفوترة الإلكترونية، بشرط أن يكون حل الفوترة المستخدم متوافقًا مع متطلبات الفوترة الإلكترونية. ويمكن للبرنامج المحاسبي المساعدة في إصدار الفواتير وحفظها وإدارة بياناتها، بالإضافة إلى دعم متطلبات التكامل في المرحلة الثانية.

يمكن إنشاء الفاتورة الإلكترونية من خلال برنامج محاسبي معتمد (مثل مداد ERP)، الحل الإلكتروني المتوافق مع متطلبات الفوترة الإلكترونية. ويقوم برنامج الفاتورة الإلكترونية هذا بإنشاء الفاتورة وفق نوعها والحقول المطلوبة، مع تطبيق المتطلبات التقنية ذات الصلة، مثل إنشاء رمز QR عندما يكون مطلوبًا. وفي المرحلة الثانية، يجب أن يدعم الحل التكامل مع منصة فاتورة وفق المتطلبات المطبقة على المنشأة.

تختلف تكلفة الفاتورة الإلكترونية بحسب البرنامج أو الحل المستخدم، وحجم المنشأة، وعدد المستخدمين، والخصائص والخدمات المطلوبة. لذلك لا توجد تكلفة موحدة تنطبق على جميع المنشآت. ويمكن أن تشمل التكلفة رسوم الاشتراك في البرنامج والخدمات الإضافية المرتبطة بإدارة الفوترة الإلكترونية والتكامل، بحسب الحل المختار. تواصل معنا لمعرفة المزيد.

لا يوجد شكل بصري واحد لجميع الفواتير الإلكترونية، إذ تختلف العناصر المطلوبة بحسب نوع الفاتورة. وفي المرحلة الثانية، يجب إصدار الفواتير والإشعارات الإلكترونية بالصيغة المطلوبة وفق مواصفات الفوترة الإلكترونية، بما في ذلك XML، مع إمكانية استخدام PDF/A-3 مع XML مضمّن كصيغة مقروءة بشريًا للمشاركة وفق المتطلبات ذات الصلة.

تشمل الأنواع الرئيسية الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المبسطة، بالإضافة إلى الإشعارات الدائنة والمدينة المرتبطة بالفواتير وفق الحالات والمتطلبات المحددة.

والفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة الإلكترونية هو أن الأولى تتميز بأنها مستند محاسبي، ويمكنه أن يكون ما بين إلكتروني وورقي، بينما تتطلب الثانية صيغة رقمية إلزامية لا يمكن تحريرها ورقياً.

يكون رمز QR إلزاميًا في الفاتورة الضريبية المبسطة وفق متطلبات الفوترة الإلكترونية، بينما تختلف متطلبات رمز QR للفواتير الضريبية بحسب المرحلة ونوع الفاتورة.

عند الحاجة إلى تصحيح فاتورة إلكترونية صادرة، لا يتم تعديل الفاتورة الأصلية مباشرة، وإنما يتم استخدام الإشعار الدائن أو المدين المناسب وفق الحالة والمتطلبات المحددة. ويجب أن يتضمن الإشعار البيانات المطلوبة وأن يكون مرتبطًا بالفاتورة الأصلية وفق المتطلبات المعمول بها.

تتطلب المرحلة الثانية تكامل حل الفوترة الإلكترونية مع منصة فاتورة، وإصدار الفواتير والإشعارات الإلكترونية بالصيغة المطلوبة، وتطبيق المتطلبات التقنية والأمنية المحددة ضمن مواصفات الفوترة الإلكترونية. وتختلف التفاصيل الفنية بحسب نوع الفاتورة ومتطلبات التكامل المطبقة.

نعم، يمكن أن تشمل الفوترة الإلكترونية المنشآت الفردية إذا كانت من الأشخاص المشمولين بلائحة الفوترة الإلكترونية والخاضعين لضريبة القيمة المضافة، مع استثناء المكلفين غير المقيمين في المملكة.

تُرفض الفاتورة إذا كانت فيها أخطاء تقنية وشكلية (غياب رمز QR، أو خطأ في الرقم الضريبي، أو استخدام بصيغة غير معتمدة).

تكون الفاتورة الإلكترونية باللغة العربية ويمكن إضافة اللغة الإنجليزية كترجمة.

• إتصال بالإنترنت.
• كما يجب أن يتم تشغيل نظام معتمد من الهيئة.
• أن تملك القدرة على التوقيع والتشفير الرقمي - في المرحلة الثانية.

• تُرسل الفواتير بشكل تلقائي إلى الهيئة.
• تخزن الفواتير إلكترونياً داخل الشركة لمدة 6 سنوات على الأقل.

لا. النظام يشمل فقط المكلفين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة.

نعم يمكن استباق الالتزام والتسجيل طوعاً في مرحلة قبل الشريحة الخاصة بك مما يمنحك تنظيما أكثر .

لا. فقط الشركات المقيمة والخاضعة لضريبة القيمة المضافة.

6 سنوات على الاقل من تاريخ اصدارها .

عبر البريد الإلكتروني والمنصات الإلكترونية وتطبيقات التواصل، أو طباعتها ورقياَ.

نعم في المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية .

• قم بحماية بيانات الفاتورة بواسطة برنامج محاسبي معتمد مثل برنامج مداد، أفضل البرامج المحاسبية العربية.
• استخدم التشفير لحماية البيانات، إلى جانب الالتزام بالقوانين واللوائح التي تحمي المعلومات وتنظم التعامل معها.
• تحديد صلاحيات الوصول داخل المنشأة الخاصة بي.