الفاتورة الالكترونية : دليل شامل للشركات للتحول الرقمي
الفاتورة الالكترونية تعتبر من أهم الخطوات التي تقوم بها السعودية في رحلتها نحو التحول الرقمي.
نظام الفوترة الالكترونية ليس مجرد بديل للفواتير الورقية العادية بل هو أداة مهمة لتحسين الشفافية المالية وتقليل حالات التهرب الضريبي.
الكثير من الشركات تواجه تحديات في تطبيق نظام الفوترة لكن مع وجود برامج محاسبية متوافقة مع الفاتورة الالكترونية اصبح الانتقال أسهل.
الفواتير الالكترونية تساعد في تحقيق التوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بالإضافة إلى توفير إدارة مالية شاملة. التحول إلى برنامج الفواتير الإلكترونية يحتاج إلى وقت وجهد، لكن الفوائد طويلة المدى تستحق العناء. الشركات التي تتبنى هذا النظام مبكراً ستكون في وضع أفضل من الناحية التنظيمية والمالية.
ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
الفاتورة الإلكترونية هي مستند رقمي بديل للفاتورة المحاسبية الورقية العادية. بمعني إنك غير محتاج للتعامل مع أوراق أو طباعة فواتير .
كل شئ موجود بشكل رقمي على النظام.
نظام الفوترة الالكترونية معتمد من الجهات المختصة مثل هيئة الزكاة والضريبة.
لذلك هناك شروط معينة يجب ان تتوفر في الفاتورة الإلكترونية لكي تكون صحيحة ومقبولة.
البيانات يجب ان تكون محفوظة بشكل آمن. ويمكن تعديلها أو تحديثها بسهولة من خلال النظام نفسه. الهدف الأساسي من الفاتورة الإلكترونية هو تسهيل العمليات التجارية بين الشركات أو بين الشركة والعملاء. والمساعدة في تنظيم المعاملات المالية بشكل أفضل من الفواتير العادية.
أهداف تطبيق الفاتورة الالكترونية
تهدف هيئة الزكاة والضريبة والجمارك من خلال تطبيق نظام الفاتورة الالكترونية إلى:
-
الحد من الاقتصاد غير الرسمي وتعزيز الامتثال.
-
توفير الشفافية بين الشركات لهيئة الزكاة والدخل
-
تسهيل عمليات التدقيق والمراجعة.
-
تبسيط الإجراءات المتعلقة بالتقارير والالتزام الضريبي.
-
مساهمة في التطبيق الرقمي للخدمات الإدارية بما يتماشى مع رؤية المملكة 2030.
مراحل تطبيق الفاتورة الالكترونية في السعودية
تم تقسيم التطبيق إلى مرحلتين أساسيتين:
الفاتورة الالكترونية المرحلة الأولى: الإصدار والحفظ
-
ايقاف الفواتير اليدوية تمامًا.
-
إضافة رمز QR في الفواتير الالكترونية الموجهة للأفراد.
-
تضمين الرقم الضريبي للمشتري (إذا كان منشأة).
-
نظام مداد ERP متوافق تمامًا مع هذه المرحلة ويطبع رمز QR الذي يحتوي على جميع البيانات المطلوبة: اسم المنشأة، رقمها الضريبي، تاريخ ووقت الفاتورة، إجمالي المبلغ، وإجمالي الضريبة.
الفاتورة الالكترونية المرحلة الثانية: الربط والتكامل الإلكتروني (بداية 2023)
-
إصدار الفاتورة بصيغتين: PDF/A-3 وXML.
-
دعم الختم الرقمي، التشفير، ورمز UUID لضمان سلامة البيانات.
-
الربط المباشر مع أنظمة "فاتورة" في هيئة الزكاة والضريبة.
-
الإنترنت ضروري لإرسال بيانات الفواتير إلى هيئة الدخل والزكاة.
التدرّج الزمني للموجات والتزام الشركات
-
تم إطلاق المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية حسب شريحة الشركات وفق إيراداتها السنوية. مثلاً:
-
الموجة 11: لشرائح الشركات التي سجلت ايرادات فوق 15 مليون ريال في 2022 أو 2023، وتم تحديد فترة الالتزام الواقعي من 1 نوفمبر 2024 إلى 31 يناير 2025.
-
الإعلان يتم قبل موعد الالتزام بستة أشهر على الأقل.
لماذا الالتزام بالمرحلتين مهم؟
-
الإصدار الإلكتروني الموثق يسهم بشكل فعال في تعزيز الشفافية والحد من التهرب الضريبي.
-
يوفر الوقت بالإضافة إلى تقليل التكاليف بالمقارنة مع الوثائق الورقية.
-
يساعد في تعزيز الرقابة والمحاسبة داخل المنشآت.
-
يعزز ثقة المنشآت بالعملاء من خلال أمان البيانات وموثوقيتها.
أنواع الفواتير الإلكترونية
النوعان الرئيسيان للفواتير الإلكترونية، بحسب الهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك:
-
الفاتورة الضريبية: تصدر بين المنشآت B2B وجميع الحقول الدورية الإلزامية فيها.
-
الفاتورة الضريبية المبسطة: تصدر للمستهلك النهائي B2C وبُها بيانات مختصرة مع رمز QR Code .
-
الإشعارات الدائنة والمدينة: تعليق لتعديل السلع أو إلغاء العمليات المتعلقة بالفواتير.
ما هي متطلبات إصدار الفاتورة الإلكترونية ؟
كي تحتفظ المنشآت بملفات السجلات الضريبية، يجب تلبية مثل هذه متطلبات مثل:
-
نظام محاسبي أو تقني متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والدخل مثل برنامج مداد المحاسبي أو غيره من أنظمة البرامج المحاسبية المعتمدة.
-
القدرة على إصدار الفواتير بصيغ معتمدة (XML أو PDF/A-3).
-
تحسين السيطرة ويمنع التلاعب أو التحريف بعد الإصدار.
-
تضمين الصيغ الإلزامية “رقم الفاتورة، الرقم الضريبي، تفاصيل السلع أو الخدمات، إجمالي الضريبة، الخ .
هل الفاتورة الإلكترونية متوافقة مع برامج ERP؟
إن قرار اختيار نظام محاسبي ERP متوافق مع الفاتورة الإلكترونية يعتبر خطوة فعاله لنجاح العمل، وأنظمة مثل نظام مداد المحاسبي افضل برنامج محاسبة عربي تمنح للشركات القدرة على :
-
اصدار الفواتير الالكترونية بشكل فوري ومتوافق مع متطلبات الهيئة.
-
يمكن للشركات حفظ الفواتير واسترجاعها بوسائل متطورة.
-
اعداد تقارير ضريبية آلية يساعد في سرعة الامتثال.
-
عمليات شراء وبيع متكاملة لإدارة شاملة للأعمال.
متى سيبدأ تطبيق المرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية؟
افادت هيئة الزكاة والضرائب والجمارك ان عدم الالتزام بتطبيق الفاتورة الالكترونية يعرض المنظمات الى عقوبات من قبيل:
-
غرامات مالية.
-
إيقاف الخدمات.
-
التقيد في الامتثال الضريبي مستقبلاً.
أصبحت الفاتورة الإلكترونية جزء جوهري من بيئة الأعمال ، حيث تمثل خطوة مهمة نحو التحول الرقمي، تحوّل الأعمال إلى رقمي معزز لكفاءة المنشآت وامتثالها للأنظمة الضريبية. لتحقيق أعلى الأهداف، يتوجّب على الشركات استخدام نظم محاسبية مرخصة
كيف يمكن إنشاء فاتورة الكترونية؟
من خلال برنامج محاسبي معتمد (مثل مداد ERP)، حيث يتم إدخال بيانات العملية، ويقوم النظام بإنشاء الفاتورة بالصيغة المطلوبة مع رمز QR أو UUID.
ما هي تكلفة الفاتورة الالكترونية؟
التكلفة لا تُحدد من الهيئة بل تحدد من مزود النظام المحاسبي. بالإضافة إلى ذلك، كل نظام له نظام تسعيره الخاص بنفسه. وتتوافر مجموعة من الباقات الشهرية والسنوية.
متى بدأ تطبيق الفاتورة الإكترونية؟
أُطلق التطبيق رّسمياً في ديسمبر 2021 في مرحلتين، حيثُ كانت الأولى في 4 ديسمبر و الاخرى في يناير 2023 بطريقة تدريجية و فقا للشرائح المستهدفة .
ما هو شكل الفاتورة الإلكترونية؟
يشتمل شكل الفاتورة على عناصر إلزامية، وهي اسم الشركة، والرقم الضريبي، ورقم الفاتورة، تاريخ ووقت الإصدار، تفاصيل السلع والخدمات، وقيمة الضريبة والاجمالي بعد الضريبة . ستضم الفاتورة الإلكترونية رمز QR أو رقم UUID.
ما هي مراحل ربط الفاتورة الالكترونية؟
-
التسجيل في نظام معتمد.
-
تكوين ربط API مع منصة فاتورة.
-
إصدار الفاتورة بالصيغة المحددة (XML + PDF/A-3).
-
إرسال البيانات للهيئة بشكل لحظي أو دوري.
كيف استخرج الفاتوره الإلكترونيه؟
يمكنك الاطلاع على الفاتورة الالكترونية الخاصة بك أو طباعتها من خلال النظام المحاسبي المعتمد وذلك بعد تنزيلها على هيئة PDF، أو يمكنك أن تطبعها ورقيا إذا طلب منك ذلك (مع العلم أن النسخة الرقمية المحققة هي المعتمدة).
كيف يمكن طباعة الفاتورة الإلكترونية؟
كل انظمة ال ERP المعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة مثل برنامج مداد المحاسبي تمكنك من طباعة وتحميل الفاتورة الالكترونية بضغطة زر اما pdf او نسخه ورقية اذا لزم الامر .
ما هو قارئ الفاتورة الإلكترونية ؟
هو برنامج أو تطبيق يُستخدم لمسح رمز "QR" بهدف التحقق من الفاتورة وصلاحيتها.
كيف يمكن البحث عن أكواد الفاتورة الإلكترونية؟
عن طريق استخدام قارئ ال QR المعتمد من هيئة الزكاة والضريبة (تطبيق zatca )
ما هي أنواع الفواتير الإلكترونية؟
-
الفاتورة الضريبية: تصدر بين المنشآت B2B وجميع الحقول الدورية الإلزامية فيها.
-
الفاتورة الضريبية المبسطة: تصدر للمستهلك النهائي B2C وبُها بيانات مختصرة مع رمز QR Code .
-
الإشعارات الدائنة والمدينة: تعليق لتعديل السلع أو إلغاء العمليات المتعلقة بالفواتير.
هل الباركود إلزامي في الفاتورة الإلكترونية ؟
نعم، بالتأكيد، يُستخدم نوع الباركود الإلزامي في الفواتير البيعية (B2C).
هل يمكن إلغاء الفاتورة الإلكترونية؟
نعم، بموجب إصدار إشعار دائن يحتوي على سبب الإلغاء (خطأ في أحد التفاصيل، إرجاع بضاعة...) .
ما هو الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة الإلكترونية؟
الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة الإلكترونية، تتميز الأولى بأنها مستند محاسبي ، يمكنه أن يكون ما بين إلكتروني وورقي، بينما تتطلب الثانية صيغة رقمية الزامية لا يمكن تحريرها ورقيا.
ما هي مدة إلغاء الفاتورة الإلكترونية؟
يجب ان يتم اصدار اشعار دائن للالغاء او التعديل فور اكتشاف الخطا مباشرة ويتم رساله للهيئة عبر البرنامج المعتمد.
ما هي شروط الربط الضريبي في السعودية؟
-
اصدار فاتورة بصيغة XML او PDF.
-
توليد رمز UUID مميز لكل فاتورة.
-
تطبيق التشفير الالكتروني لحماية البيانات.
-
تسجيل الإثبات الرقمي للختم.
-
الربط مع منصة الفوترة بواسطة API.
-
إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني بشكل فوري أو دوري وفقًا لحجم العمليات.
-
التحقق من صحة البيانات (الرقم الضريبي والحقول الإلزامية الأخرى).
-
الاحتفاظ بنسخة من الفاتورة والإشعارات لمدة 6 سنوات على الأقل.
هل المنشآت الفردية ملزمة بالفاتورة الإلكترونية؟
نعم، جميع المكلفين يخضعون لضريبة القيمة المضافة بما في ذلك المؤسسات الفردية.
ما هو الوقت المحدد لإلغاء الفاتورة الإلكترونية؟
يجب ان يتم اصدار اشعار دائن للالغاء او التعديل فور اكتشاف الخطا مباشرة ويتم رساله للهيئة عبر البرنامج المعتمد.
متى ترفض الفاتورة الالكترونية ؟
يُرفض الفاتورة إذا كانت فيها أخطاء تقنية وشكلية (غياب رمز QR، أو خطأ في الرقم الضريبي، أو استخدام بصيغة غير معتمدة).
هل يجب أن تكون الفاتورة باللغة الإنجليزية أم اللغة العربية؟
باللغه العربية ويمكن اضافة اللغه الانجليزية كترجمة.
ما المتطلبات التقنية لإصدار الفواتير؟
-
إتصال بالإنترنت.
-
كما يجب أن يتم تشغيل نظام معتمد من الهيئة.
-
أن تملك القدرة على التوقيع والتشفير الرقمي - في المرحلة الثانية.
كيفية إرسال وتخزين الفواتير؟
-
تُرسل الفواتير بشكل تلقائي إلى الهيئة.
-
تخزن الفواتير إلكترونياً داخل الشركة لمدة 6 سنوات على الأقل.
إذا لم أكن مسجلاً في الضريبة، هل يشملني النظام؟
لا النظام يشمل فقط المكلفين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة.
هل يمكن استباق الالتزام والتسجيل طوعاً في المرحلة الثانية؟
نعم يمكن استباق الالتزام والتسجيل طوعاً في مرحله قبل الشريحة الخاصه بك مما يمنحك تنظيما اكثر .
هل يشمل نظام الفوترة الالكترونية الشركات الأجنبية غير المقيمة؟
لا فقط الشركات المقيمة والخاضعة لضريبة القيمة المضافة.
ما فترة الاحتفاظ بالفواتير والإشعارات؟
6 سنوات على الاقل من تاريخ اصدارها .
كيف أشارك الفاتورة مع العميل أو المشتري؟
عبر البريد الاكتروني - منصات الكترونية - تطبيقات التواصل او طباعتها ورقيا .
هل يتطلب وجود توقيع رقمي في جميع الفواتير؟
نعم في المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية .
ما هي الخطوات القانونية والأمنية لضمان حماية بيانات الفاتورة الإلكترونية من الانتهاك؟
-
أحمي بيانات الفاتورة بواسطة برنامج محاسبي معتمد مثل برنامج مداد افضل البرامج المحاسبية العربية .
-
ضع طبقة من الحماية من خلال التشفير وكانوين.
-
تحديد صلاحيات الوصول داخل المنشأة الخاصة بي.
ما هي الإجراءات التي يجب اتباعها في حال اكتشاف خطأ بعد إصدار الفاتورة الإلكترونية؟
يجب ان يتم اصدار اشعار دائن للالغاء او التعديل فور اكتشاف الخطا مباشرة ويتم رساله للهيئة عبر البرنامج المعتمد.